Halverar administrationstiden för rekryteringar med hjälp av Yobber!


Ica Maxi Universitet i Örebro använder sig av Yobber för alla butikens rekryteringar sedan den öppnades i mars 2015. Tack vare Yobber har både administrationstiden i rekryteringsprocessen och antalet intervjuer halverats. Samtidigt har kvaliteten på anställningar ökat avsevärt.

Vår utmaning

Tidskrävande rekryteringsprocess en utmaning

Innan Pernilla och Erik Eskils öppnade butiken Ica Maxi Universitet i Örebro drev de Pernillas föräldrars butik Ica Maxi Kumla tillsammans med Pernillas bror. Pernilla är personalchef för den nya butiken och kassalinjen utgör en majoritet av tjänsterna hon tillsätter. En hjälpsam inställning och en positiv utstrålning är de viktigaste kriterierna i urvalsprocessen.

”Det jag letar efter är leenden och glittrande ögon. I en pappersansökan vet jag inte ens om personen har skrivit texten själv och att bedöma personligheten bakom är nästintill omöjligt”

Pernilla Eskils.

Många sökande – svårt att hitta rätt

En annan utmaning är att Ica får in väldigt många ansökningar för tjänsterna som utannonseras. Att gå igenom alla CVn och personliga brev på ett manuellt sätt var därför extremt tidskrävande. Ansökningar fyllde mejlkorgen, kom med posten eller lämnades in i butiken. Bara att svara alla som hade sökt tjänsten kunde ta flera dagar. Den manuella administrationen i kombinerad med att CV och personliga brev inte återspeglar Pernillas viktigaste kriterier ledde till en lång och omständlig rekryteringsprocess. Personalchefen var låst i processen utan att hinna med andra uppgifter.

Så gjorde vi

Yobber strukturerar och förenklar rekryteringsprocessen

När den nya butiken Ica Maxi Universitet öppnades använde Pernilla sig av Yobber för att strukturera upp rekryteringsprocessen. Ica Maxi Universitet tar enbart emot ansökningar via Yobbers system, vilket leder till att alla ansökningar finns digitalt på ett samlat ställe. En central funktion i Yobbers system är videoansökan, där de sökande måste svara på ett antal frågor.

För de flesta tjänsterna använder Ica Maxi Universitet sig av två frågor till de sökande, som till exempel:

Beskriv kort dig själv och varför du söker det här jobbet.
Varför ska just du få det här jobbet?

”Tack vare videoansökan får jag bara ansökningar av personer som verkligen vill ha jobbet. Vi letar efter drivna, inspirerande och positiva medarbetare och de som inte kan tänka sig att spela in svaren på mina frågor i en video är nog inte rätt personer för oss”

Pernilla Eskils.

Baserad på tidigare erfarenheter förväntade Pernilla sig att få in cirka 2 500 ansökningar för de 97 utskrivna tjänsterna i samband med butikens öppning. Genom användandet av videorekrytering minskades antalet ansökningar till cirka en tredjedel, 780 stycken. Totalt genomförde Pernilla cirka 350 fysiska intervjuer.

Yobbers verktyg gör att man kan dela videon med andra personer. På så sätt är det enkelt att få fler perspektiv på kandidaterna. Dessutom innehåller verktyget en automatisk svarsfunktion som skickar respektive svar till de sökande efter att man har gjort sitt urval.

− Tidigare var jag tvungen att svara alla personer helt manuellt och att klippa och klistra in mejladresser. Yobber sköter detta automatiskt, vilket hjälper oss att bygga en bra relation även till personer som inte går vidare i processen just nu, säger Pernilla.

Det lönar sig

Halverad administrationstid tack vare Yobber

Med hjälp av Yobber har Ica Maxi halverat administrationstiden i sina rekryteringar, främst av två anledningar. Å ena sidan tack vare att antalet ansökningar minskades, eftersom bara personer som verkligen är intresserade av jobbet söker. Å andra sidan möjliggör videon att Pernilla kan få ett personligt intryck av de sökandes personlighet först. På så sätt kan hon snabbt bedöma om personen passar för tjänsten eller inte. Detta har halverat behoven av fysiska intervjuer.

Viktigast av allt är att kvaliteten på anställningarna har ökat sedan Ica har börjat använda sig av videosvar. Felrekryteringar kostar tid, pengar och energi och kan innebära att en ny rekryteringsprocess måste påbörjas. Tack vare Yobber har Ica minskat antalet felrekryteringar markant.

”Våra medarbetare är världens härligaste gäng. Och utan Yobber hade det tagit tre gånger så lång tid att hitta dem”

Pernilla

Boka demo här

Scroll to Top